Управління закупівельними процесами - досить складний захід, так як в ході його реалізації відділ закупівель або спеціально призначена відповідальна посадова особа повинна визначити, які потреби замовника, а також яка терміновість задоволення таких потреб. У цьому випадку йому на допомогу приходять різні автоматизовані програмні комплекси, які будують спеціальні прогностичні звіти на підставі наявних даних про вироблених витратах на задоволення аналогічних потреб за попередні періоди часу. К вашему вниманию программа планирование закупок 223 фз - для управления закупками.

В даний час найбільш популярною програмою, яку можна використовувати для максимального управління всіма здійснюваними закупівлями, є система «1С: ERP Управління підприємством». Однак для того, щоб гранично якісно даний програмний комплекс справлявся з покладеними на нього завданнями, необхідно встановити на нього спеціальні розширення, пов'язані з автоматизацією закупівель та виконанням аналітичних функцій.

Для державних і муніципальних замовників, а також для юридичних осіб, які мають прирівняний до них статус, використання такого програмного продукту можливо тільки у вигляді допоміжний засіб для проведення аналітичної діяльності щодо проведених закупівельних процедур і визначення існуючих потреб. Це пов'язано з тим, що вся існуюча маса проведених закупівель повинна відбуватися за допомогою функціоналу Єдиної інформаційної системи в сфері закупівель.

Перелік можливостей 

Якщо говорити про повний перелік можливостей, які доступні при використанні даної програмної системи, то можна виділити наступні:

- планування всіх потенційних закупівель , яке може здійснюватися в режимі оперативної діяльності. В основу використання такого планування лягають плани продажів, які були сформульовані (при наявності такого сектора в економічній діяльності організації), а також ті заявки покупців, які вже були отримані і сформовані; 

- проведення робіт по вибору найбільш вигідних постачальників на підставі даних про надані ними цінах на свої товари, послуги або роботи, а також на підставі запропонованих умов для виконання існуючих контрактів ; 

- проведення процедур з оформлення потенційним постачальникам замовлень відповідно до тих потреб, які є на даний момент у замовника , а також проведення контролюючих заходів, які дозволять відстежити якість виконання укладеного контракту або договору; 

- проведення реєстрації укладених раніше договорів і контрактів з метою контролю за їх виконанням , в тому числі для отримання інформації про те, яким чином поставки товарів, виконання робіт або надання послуг здійснюються відповідно до встановлених графіків виконання виникли зобов'язань; 

- в разі виникнення будь-яких розбіжностей між умовами виконання контракту і фактичним виконанням (якщо такі різночитання були зафіксовані і автоматично на підставі завантажених документів виконання, і в ручному режимі при перевірці результатів діяльності компанії) за допомогою програмного комплексу «1С: ERP Управління підприємством» відбувається реєстрація таких розбіжностей з метою подальшого розрахунку відсотка невиконання або неякісного виконання контракту або договору;

- при наявності у замовника складів, де відбувається зберігання різних товарно-матеріальних цінностей, які є предметом потреб замовника, за допомогою вказаного вище програмного комплексу можливо провести аналіз наявних запасів з метою встановлення рівня потреб самого замовника; 

- виконання дій, спрямованих на планування потенційно проведених закупівель на підставі відомостей про те, які товарно-матеріальні цінності є зараз у замовника , в тому числі в зарезервованому вигляді, а які необхідно придбати; підготовка списку потенційних виконавців за укладеними контрактами та договорами , які підходять замовнику на підставі якості виконання контракту в плані наданого товару, робіт або послуг, а також в частині їх надійності при виконанні взятих на себе зобов'язань;

- формування графіка, відповідно до якого будуть відбуватися розрахунки з потенційними постачальниками за контрактами та договорами , для повноцінного двостороннього виконання всіх існуючих зобов'язань за такими контрактами та договорами; 

- формування для відповідальних посадових осіб всередині організації-замовника завдань для настройки взаємодії з підібраними постачальниками або виконавцями за контрактами відповідно до наявних даних про потреби самого замовника; 

- відстеження порядку виконання укладених контрактів , а також перевірка ступеня неналежного виконання з метою отримання інформації про заподіяний збиток від неякісної діяльності потенційного виконавця; 

- підготовка документальної та іншої бази для складання додаткових угод до укладених контрактах і договорах у разі виникнення необхідності коригування обсягів виконання укладених контрактів.